# Como registrar atas e documentos maçônicos digitalmente?

> No Oriente App, o balaústre é enviado em PDF ou DOCX, transcrito, revisado com versões e arquivado em PDF; os documentos ficam em pastas com acesso por cargo e grau.

Fonte: https://oriente.app/faq/como-registrar-atas-e-documentos-maconicos-digitalmente  
Atualizado em: 2026-11-03  
Publicado por: Oriente App (Gustavo J. Lacerda)

A memória de uma loja está nas suas atas e documentos. Quando eles vivem em cadernos, e-mails e computadores pessoais, a consulta é difícil e a perda é questão de tempo. Registrar digitalmente resolve os dois problemas, desde que o sigilo de cada grau seja respeitado.

## Atas (balaústre)

No Oriente App, o Secretário não precisa mudar a forma de escrever:

1. **Envio do arquivo.** O balaústre é enviado em PDF ou DOCX, vinculado à reunião correspondente.
2. **Transcrição.** O sistema converte o conteúdo em texto editável.
3. **Revisão.** Sugestões de IA apontam erros de digitação e trechos ambíguos; o Secretário decide o que aceitar.
4. **Versões.** Cada alteração gera uma versão, então as emendas aprovadas em sessão ficam registradas.
5. **PDF final.** Após a aprovação, o sistema gera o PDF para arquivo.

O livro físico, quando exigido pela sua Potência, continua sendo assinado; o digital serve como cópia de consulta organizada por data e reunião.

## Documentos

Estatuto, regimento, correspondências e contratos ficam num repositório em **pastas hierárquicas** na nuvem. É possível enviar, baixar, renomear e mover arquivos. Cada pasta tem **permissões por cargo e por grau**: um Aprendiz não vê o que é reservado ao Mestre, e documentos administrativos ficam com os oficiais responsáveis.

Os normativos da loja também podem ser consultados pelo Regras e Leis, a busca com IA que mostra o documento, a página e o trecho onde encontrou a resposta.

## Por onde começar

Não é preciso digitalizar décadas de atas de uma vez. Comece pelas sessões a partir de uma data de corte, enviando cada novo balaústre ao sistema. Em paralelo, digitalize aos poucos os documentos mais consultados, como estatuto, regimento interno e contratos vigentes. As atas antigas podem ser escaneadas com o tempo, priorizando as mais procuradas.

## Certificados

O módulo de secretaria emite certificados com validação pública, para que qualquer pessoa confirme a autenticidade.

Para a redação da ata em si, veja [como redigir a ata (balaústre)](https://oriente.app/blog/como-redigir-ata-balaustre-loja-maconica). Na troca de administração, atas e documentos estão entre os primeiros itens do [checklist de transição](https://oriente.app/blog/checklist-transicao-de-gestao-loja-maconica).

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