Secretaria digital: reuniões, atas (balaústre), documentos e certificados

A Secretaria concentra a gestão das reuniões: cada sessão é cadastrada, recebe as presenças e o balaústre, e fica no histórico da loja. As visitas a lojas coirmãs também são registradas, com a imagem do certificado. Veja como funciona o controle de presença por QR Code.

O Secretário pode continuar redigindo o balaústre como prefere, no editor de texto de sempre. Basta enviar o arquivo em PDF ou DOCX, vinculado à reunião correspondente. O sistema transcreve o conteúdo para um texto editável dentro do próprio Oriente App.

A partir daí, a revisão acontece no sistema, com sugestões de IA para apontar erros de digitação, datas inconsistentes e trechos ambíguos. A decisão final é sempre do Secretário: a IA sugere, não reescreve a ata.

Cada alteração gera uma nova versão. Se a loja aprovar o balaústre com emendas, a versão anterior continua registrada, e é possível saber o que mudou entre a leitura e a aprovação.

Aprovada a ata, o sistema gera o PDF final para arquivo. O livro físico, quando exigido pela sua Potência, pode continuar sendo assinado; o arquivo digital passa a ser a cópia de consulta rápida, organizada por data e por reunião.

Estatuto, regimento interno, correspondências da Potência, pranchas e contratos ficam num repositório na nuvem, organizado em pastas hierárquicas. É possível enviar, baixar, renomear, mover e excluir arquivos, como num gerenciador de arquivos comum.

A diferença está nas permissões: cada pasta pode restringir quem visualiza e quem edita, por cargo e por grau. Um Aprendiz não vê o que é reservado ao grau de Mestre, e documentos administrativos ficam com os oficiais responsáveis.

Os normativos da loja também podem ser indexados no Orador, a busca com IA da biblioteca, para consulta por pergunta em linguagem natural.

A loja cria os seus certificados, como honra ao mérito e membro honorário, num editor visual de modelos: envia a arte do certificado como imagem de fundo e arrasta sobre ela os campos prontos, como nome, CIM, Loja, Oriente, datas, dados da veneração, texto livre, QR Code de validação e as assinaturas do Venerável, do Secretário e do homenageado. Fonte, cor, tamanho, alinhamento e largura podem ser ajustados em cada campo.

Para emitir, basta escolher o modelo e o obreiro: o CIM é preenchido automaticamente e o sistema gera o PDF. O certificado pode ser enviado ao irmão pelo WhatsApp, com o link de validação, e a loja acompanha o que já foi enviado.

Cada certificado emitido tem validação pública: quem recebe o documento pode conferir a autenticidade, o que dá credibilidade ao que a loja emite.

O acompanhamento de candidatos à iniciação também fica na Secretaria, com o controle do status de cada candidatura conforme o rito e o regulamento da sua loja.

Os irmãos registram opiniões sigilosas sobre os candidatos: cada irmão dá uma opinião por candidato, positiva ou negativa, com comentário opcional. Os demais irmãos veem o conteúdo e a Loja do autor, mas não o nome nem a foto; o nome só aparece para o próprio autor e para o superadministrador da plataforma. O autor pode apagar a sua opinião enquanto a agenda do candidato estiver aberta.

As licenças dos obreiros são cadastradas com data de início e fim. Durante a vigência, o irmão aparece como licenciado e as faltas não são computadas, o que mantém coerentes a Secretaria e a Chancelaria sem troca de mensagens entre os dois cargos.

O módulo de patrimônio organiza os bens da loja em categorias. Cada equipamento tem número de patrimônio, local e situação: em estoque, emprestado, reservado, doado, em manutenção ou danificado.

Os empréstimos registram a saída e a devolução de cada item. Isso serve também para os equipamentos de hospitalaria que a loja empresta aos irmãos e às famílias, como cadeiras de rodas e muletas. O sistema acompanha os prazos de devolução, e o relatório de patrimônio e empréstimos mostra onde está cada bem.

O sistema oferece diversos relatórios administrativos e funcionais, para o acompanhamento da loja pela mesa e para envio às Potências. Os dados saem do que já foi registrado no dia a dia, sem montar planilhas à parte.

• Status dos obreiros: reuniões, presenças, faltas, percentual de frequência, regularidade e situação na tesouraria
• Perfil de frequência de cada obreiro, com gráficos
• Financeiro: receitas, despesas, mensalidades e lançamentos por período
• Biblioteca: empréstimos e acervo
• Patrimônio: empréstimos e equipamentos

Os relatórios podem ser exportados em PDF e, em vários módulos, em Excel/CSV; alguns podem ser enviados direto pelo WhatsApp.