Checklist de transição de gestão na loja maçônica

A posse da nova administração é um momento solene, e também um dos mais arriscados para a memória da loja. Em poucas semanas, senhas, extratos, livros e arquivos mudam de mãos. O que não for entregue de forma organizada costuma se perder: a planilha que estava no computador do antigo Tesoureiro, a senha do e-mail da loja, o contrato do aluguel do templo.

Este checklist ajuda a fazer a passagem com método, cargo por cargo. Ele pode ser adaptado ao regimento da sua loja e às orientações da sua Potência.

Quando começar

A transição não começa no dia da posse. O ideal é iniciar trinta dias antes, com uma reunião entre a administração que sai e a que entra. Nela, cada oficial atual apresenta ao sucessor o que está sob sua responsabilidade e combina a data de entrega.

Registre essa reunião em ata. Ela será a referência caso surja dúvida depois.

Acessos e senhas

Comece pelo que trava a operação se ficar para trás:

• E-mail institucional da loja e de cada cargo.
• Internet banking e cartões vinculados à conta da loja.
• Sistemas usados pela loja, como o de gestão, o da Potência e o do site.
• Redes sociais e domínio do site, se houver.
• Chaves físicas do templo, de armários e do cofre.

Para cada item, anote quem tinha acesso, quem passa a ter e a data da troca. Senhas devem ser alteradas na posse, nunca simplesmente repassadas. Acessos pessoais de quem deixa o cargo devem ser revogados.

Tesouraria

A tesouraria merece a entrega mais cuidadosa:

1. Saldo de todas as contas na data da posse, com extrato impresso ou em PDF.
2. Relação de mensalidades em aberto e pagas no exercício.
3. Contas a pagar e compromissos assumidos, como aluguel, contratos e fornecedores.
4. Valores do tronco de beneficência arrecadados e destinados.
5. Prestação de contas do exercício, aprovada ou a aprovar.
6. Alteração dos representantes junto ao banco, conforme o estatuto.

O novo Tesoureiro deve conferir os saldos com os extratos antes de assinar o recebimento. Para montar o relatório final do exercício, veja prestação de contas anual da tesouraria.

Secretaria

O Secretário entrega a memória escrita da loja:

• Livros de atas e os arquivos digitais dos balaústres.
• Quadro de obreiros atualizado, com graus, cargos e situação.
• Correspondências recebidas e enviadas no exercício.
• Processos em andamento: candidatos, filiações, licenças, pedidos à Potência.
• Documentos institucionais: estatuto, regimento interno, CNPJ, alvarás e contratos.

Se as atas estão espalhadas em e-mails e pastas pessoais, este é o momento de reuni-las num único lugar. Leia como redigir e arquivar a ata (balaústre).

Chancelaria

O Chanceler entrega o histórico de presença:

• Livro de presença do exercício.
• Frequência de cada obreiro e faltas abonadas, com o motivo.
• Visitas registradas a lojas coirmãs.
• Relação de irmãos abaixo da frequência mínima.

Outros cargos

Cada loja tem a sua estrutura, mas alguns itens se repetem:

• Hospitaleiro: relação de irmãos e famílias em acompanhamento, sempre com discrição.
• Bibliotecário: inventário do acervo e livros emprestados.
• Mestre de Harmonia: acervo musical e equipamentos.
• Mestre de Banquetes: fornecedores e saldo do ágape.

Dados pessoais dos irmãos

A transição também é uma questão de proteção de dados. Planilhas com endereço, telefone, CPF e situação financeira dos irmãos não devem ficar em computadores pessoais de quem deixou o cargo. Combine que as cópias locais sejam apagadas após a entrega e registre isso. Veja mais em LGPD na loja maçônica.

Cronograma sugerido

Para quem prefere datas a listas, um cronograma de seis semanas funciona bem na maioria das lojas:

1. Seis semanas antes da posse: a administração atual envia aos eleitos a relação do que cada cargo vai entregar.
2. Quatro semanas antes: reunião de transição, registrada em ata.
3. Três semanas antes: Tesoureiro e Secretário atualizam o que estiver pendente, como lançamentos, atas e quadro de obreiros.
4. Duas semanas antes: conferência conjunta dos saldos bancários e do inventário de bens e livros.
5. Na semana da posse: troca de senhas, chaves e representantes no banco.
6. Duas semanas depois: a nova administração confirma, por escrito, que recebeu tudo ou aponta o que falta.

O termo de transição

Feche o processo com um termo de transição assinado pelos dois lados, cargo por cargo, listando o que foi entregue e eventuais pendências com prazo. Arquive o termo junto com a ata da sessão de posse.

Um modelo simples de linha do termo: "Tesouraria. Entregues: extratos das contas corrente e poupança em 30/06; relação de mensalidades em aberto (12 irmãos, total de R$ 2.400,00); comprovantes do exercício em pasta física e digital. Pendência: transferência de titularidade do cartão até 15/07."

Conclusão

Uma transição bem feita protege a loja e os irmãos que serviram e que vão servir. Com o checklist em mãos, a nova administração começa sabendo exatamente onde está cada coisa, e não descobrindo aos poucos o que ficou para trás. Para a parte de frequência a ser transferida, veja também controle de frequência na loja maçônica.

Perguntas frequentes

Quando a nova administração deve receber as senhas?

Na semana da posse, com a troca imediata das senhas. Senhas não devem ser apenas repassadas.

O Tesoureiro que sai precisa entregar os comprovantes físicos?

Sim. Extratos e comprovantes do exercício fazem parte da prestação de contas e devem ser entregues em pasta física ou digital.

O que fazer se algo não foi entregue?

Registre a pendência no termo de transição, com prazo e responsável, e acompanhe até a conclusão.