Como digitalizar a administração de uma loja maçônica?

Digitalizar a administração de uma loja não é mudar o ritual nem a forma de convivência entre os irmãos. É tirar dos cadernos, planilhas e grupos de mensagens as tarefas administrativas, e colocá-las num lugar único, seguro e acessível a quem precisa.

As cinco etapas

A migração funciona melhor em etapas, uma por vez:

1. Cadastro. Obreiros, graus, cargos, filiações e lojas coirmãs. Tudo depende dele, e no Oriente App o quadro pode ser importado em lote.
2. Operação. Sessões, presença por QR Code, visitas e licenças. É a etapa que o irmão do quadro mais percebe.
3. Secretaria. Atas (balaústre), documentos em pastas, certificados e candidatos.
4. Financeiro. Mensalidades em lote, boletos e PIX, lançamentos e relatórios.
5. Comunicação. Timeline da loja, agenda, aniversariantes e envio de cobranças e relatórios pelo WhatsApp.

Cada etapa deve ter um oficial responsável e uma data para avaliar se está funcionando. Em cerca de três meses, a maioria das lojas opera inteiramente no sistema.

Cuidados durante a migração

• Limpe os dados antes de importar. Duplicidades e grafias diferentes do mesmo nome geram confusão.
• Mantenha a planilha antiga como arquivo somente para leitura.
• Defina uma data de corte para cada módulo: a partir dela, tudo acontece no sistema.
• Apresente em sessão o que muda para o irmão, em poucos minutos.

Acesso de qualquer lugar

A interface do Oriente App é responsiva: funciona no computador, no tablet e no celular, e pode ser instalada como PWA ou pelo aplicativo para iOS e Android. Assim, o Tesoureiro trabalha no computador e o irmão registra presença no celular, sobre os mesmos dados.

O roteiro completo, com os sinais de que é hora de mudar, está em planilha ou sistema na loja maçônica. E, como a digitalização envolve dados pessoais dos irmãos, leia também LGPD na loja maçônica.